«Miracles happen to those who believe in then.”

«Чудеса случаются с теми, кто в них верит.»

Планирование дня и постановка задач – важная составляющая жизни, которая поможет наиболее быстро достигать поставленных целей.

Многие, работая весь день и выполняя задачи, вечер заканчивают с мыслью, что ничего не успели сделать. Знакомая ситуация?

Планируй день правильно:

1.Выделяй приоритетные задачи. Реши, какие задачи важно выполнить в первую очередь. Их можно делегировать? Так и сделай, а сам займись делами, которые не могут быть завершены без тебя.

2.Анализируй свой день. Каждый день не выполняются задачи – почему? Возможно, нужно сократить количество задач, или разделить на подзадачи. Помни: когда ты каждый день не выполняешь план – это отнимает энергию, появляется чувство беспокойства и незавершенности. И наоборот, когда задачи выполняются – это придает сил, вдохновляет идти дальше.

3.Выбери инструмент для составления плана. Формат «от руки», заметки телефона, специальные сервисы и приложения – что подходит тебе?

4.Приучи себя выделять время на планирование. Ты затратишь максимум 15 минут, а не спланированный день отнимет куда больше времени.

Хочу познакомить тебя с моделью распределения задач – Матрицей управления временем.

Рисунок 2. Матрица управления временем.

Большую часть времени занимают важные и срочные задачи – встречи, звонки, сообщения, которые требуют ответа прямо сейчас. Чтобы быть эффективным и достигать намеченных целей, нужно максимально находиться во 2 квадрате (2 кв.) Рассмотрим пример! Твои задачи на сегодня:

1.Составить бюджет на следующий год.

2.Разобрать накопившиеся письма и документы.

3.Посмотреть профессиональные вебинары, сохраненные в записи.

4.Подготовить выступление с презентацией для форума, который состоится через неделю.

5.Перезвонить клиенту по претензии о качестве товара.

6.Назначена планерка на 15-00, повод неизвестен.

Вначале попробуем разнести задачи согласно Матрице управления временем. (Рисунок 3).

Рисунок 3. Пример распределения задач в Матрице управления временем.

Давай попробуем делегировать задачу, либо поставить так, чтобы она перешла во 2 кв.

1.Составление бюджета на следующий год. При наличии сотрудников в подчинении, возможно, делегировать само составление бюджета им, а проверкой заняться самому. Если же перепоручить задачу некому – личное выполнение принесет хорошие плоды, задача относится ко 2 кв. Возможно, разделение на подзадачи, если бюджет достаточно объемный.

2.Разобрать накопившиеся письма и документы. При большом документообороте, потрать время, чтобы обучить сотрудника разбору, и задача перейдет к нему. В ином случае, выполняй ее ежедневно, не допускай большого скопления.

3.Посмотреть профессиональные вебинары, сохраненные в записи. Задача 2 кв., поэтому может откладываться очень долго, при отсутствии срочности. Выполняй такие задачи хотя бы раз в неделю – ты сразу заметишь, как твоя работа станет продуктивнее, а цель яснее и ближе.

4.Подготовить выступление с презентацией для форума, который состоится через неделю. Лучшее решение (при наличии сотрудников) - составление презентации передать им, а себе оставить корректировку. Это значительно сэкономит время, и обучит сотрудников составлению эффективных презентаций, разовьет креативность.

5.Перезвонить клиенту по претензии о качестве товара. Задача относиться к 1 кв. Важно понять проблему и найти наилучшее решение, перепоручив звонок другому сотруднику, можно навсегда потерять клиента. Если выяснится проблема с качеством, относящаяся ни к единице, а к группе товаров или ко всему ассортименту – необходимо запланировать задачи по улучшению качества продукта, работы с персоналом и другие, а это уже относится ко 2 кв.

6.Назначена планерка на 15-00, повод неизвестен. Опять 1 кв. Планерка без тематики, занимает большое количество времени – говорят обо всем подряд, о чем собирались, и нет. Чтобы задача стала продуктивной, и время было потрачено не напрасно, необходимо составить план планерки и призвать присутствующих сделать то же самое. Тогда обсуждение станет предметным и либо займет меньше времени, либо поможет решить большее количество вопросов за это же время.

«Анализируй задачи, и время не будет потрачено зря!»

Практические задания:

1.Напиши список задач на следующий день.

2.Распредели их, с помощью Матрицы управления временем.

3.Попробуй преобразовать задачи во 2 кв., делегировать или убрать.